Verläßliche undkomfortable Archivierung

Dokumenten Management Systeme

Wenn Sie uns Ihre Dokumente zur Archivierung überlassen, sehen wir es als unsere Aufgabe an, dass Sie auch in Zukunft den bestmöglichen und unkompliziertesten Zugriff darauf haben. Deshalb werden die archivierten Dokumente auf Wunsch systemunabhängig bei Ihnen vor Ort wieder in Ihrer bestehenden Systemumgebung abgelegt.

Dokumenten Indexierung

Sind Ihre Dokumente archiviert, ist es für Sie von entscheidender Bedeutung im Bedarfsfall möglichst schnell auf einzelne Schriftstücke zugreifen zu können. Deshalb erfolgt die Indexierung bei DOS maschinell über Barcode, OCR/ICR oder auf Wunsch auch manuell. Sowohl bei der Hard- als auch bei der Software setzen wir auf KODAK-Lösungen.

Dokumenten Recherche

Dass ein Dokument archiviert ist, bedeutet nicht, dass der Zugriff darauf Umstände bereitet. Für Industrie- und Handelsunternehmen im Kreditorenbereich stellen wir Lösungen zur Verfügung, die auch bei der Langzeitarchivierung von Dokumenten einen ständigen Zugriff auf zeitkritische Dokumente per Internetportal erlaubt.

Umwandlung in Digital und Microfilm

Scan-Service

Die zentrale Dienstleistung der DOS Dokumenten Systeme GmbH ist die digitale Erfassung Ihrer Dokumente aller Art. Dabei geht es nicht nur um den Inhalt der Dokumente, auf den wir natürlich auch mit den verschiedensten Sicherheitsmaßnahmen flexibel reagieren können – wir scannen auch unabhängig vom Format und der Qualität jeglicher Vorlagen.

Datenerfassung

Bei der Datenerfassung legen wir höchste Qualitätsansprüche an. Auf der Hardwareseite kommen KODAK Scanner, KODAK Mikrofilm Reader/Printer und KODAK Mikrofilmkameras zum Einsatz. Bei der Software vertrauen wir auf Eistream, ehemals Eastmann KODAK. Diese Software lässt sich als Dokumenten-Workflow-System für einen einzelnen Arbeitsplatz anpassen, kann aber auch als Lösung für bis zu 2.000 User realisiert werden.

Microverfilmung

Der Mikrofilm ist der Klassiker im Bereich der Langzeitarchivierung. Und das nicht ohne Grund: Bei Archivbeständen, auf die nur selten zurückgegriffen werden muss, hat sich der Mikrofilm als hervorragendes Archivmedium bewährt. Dank unserer KODAK-Lösung können per Digital Preservation Dokumente in einem Arbeitsgang gescannt und verfilmt werden.

Sichere und langfristige Aufbewahrung

Logistik

Wenn Sie sich entscheiden mit DOS zusammenzuarbeiten, genügt ein Anruf und wir treten in Aktion: Unser eigener Fuhrpark, der allen Sicherheitsansprüchen gerecht wird, sorgt jederzeit für eine problemlose Abwicklung der Logistik. Die Abholung der Dokumente erfolgt umgehend, die Scans sind in kürzester Zeit abrufbereit. Auch die Einlagerung oder Vernichtung, beziehungsweise der Versand der Dokumente an Dritte ist für uns kein Problem.

Akteneinlagerung

DOS kann im Anschluss an die Datenerfassung die Einlagerung Ihrer Dokumente übernehmen. Diese erfolgt in barcodegesteuerten Hochregalen, damit im Bedarfsfall jedes Original problemlos und schnell zur Hand ist. Unsere Lagerstätten sind selbstverständlich mit Alarmanlagen gegen Diebstahl gesichert und genügen den höchsten Ansprüchen in Sachen Brandschutz.

Barcode-Lösungen

Zur besseren Verwaltung Ihres Archivbestandes erstellen wir Ihnen gerne entsprechende Barcode-Etiketten, die das Auffinden von bestimmten Posten erheblich vereinfachen. Dementsprechend liefern wir auch Hochleistungdrucker mit passendem Zubehör. Die RFID-Technologie ist führend am Markt und wird von DOS als KODAK Document Imaging Center praktisch eingesetzt.